Utgå från gäster och timmar, inte magkänsla

Grundregeln: 1,5 koppar per gäst på en halvdag, 2,5 koppar per gäst på en heldag. Ett heldagsseminarium med 100 deltagare betyder alltså 250 koppar. På en mässa räknar ni i stället på besökare i montern: ungefär 70 procent av dem som stannar tackar ja till en kopp om den erbjuds.

Lägg till 10 procent marginal. Det kostar nästan ingenting i bönor och är skillnaden mellan "det räckte precis" och "det tog slut".

Topparna avgör antalet maskiner

Kaffe dricks inte jämnt över dagen. Vid registrering, förmiddagspaus och efter lunch vill nästan alla ha en kopp samtidigt, ofta inom 15–20 minuter. En helautomat gör 80–150 koppar i timmen beroende på dryck, mjölkdrycker tar längre tid än svart kaffe.

Tumregel: en maskin per 100–150 gäster som ska serveras i samma paus. Är gruppen större ställer vi två maskiner eller kompletterar med bryggkaffe i termos för den som bara vill ha en snabb svart kopp.

Med barista går det fortare

En barista vid maskinen höjer kapaciteten med 30–50 procent. Inte för att maskinen jobbar snabbare, utan för att gästerna slipper fundera på knappar, mjölken aldrig tar slut och koppen står klar när nästa person kommer fram. På mässor är det dessutom baristan som får folk att stanna i montern.

Räkneexempel

Konferens, 80 personer, heldag: 200 koppar, en maskin med personal räcker. Mässmonter, 300 besökare om dagen i tre dagar: 200–300 koppar per dag, en maskin med barista. Kickoff, 250 personer, kvällsevent: cirka 300 koppar på två timmar, två maskiner eller en barista-bar med två stationer.

Osäker? Skicka datum, plats och antal gäster så dimensionerar vi åt er. Se vad som ingår i våra upplägg för kaffe till event.