Byta kaffeleverantör på jobbet: så gör ni
Börja med att kontrollera uppsägningstid och bindningstid i nuvarande avtal, oftast 3 månaders uppsägning och 12 till 48 månaders bindning. Be två eller tre nya kaffeleverantörer om offert på samma underlag: antal medarbetare, koppar per dag och önskade drycker. Kräv svarstid på service, en namngiven kontaktperson och provsmakning innan ni skriver på. Ett byte tar normalt 2 till 4 veckor och den nya leverantören sköter installation samma dag som den gamla maskinen hämtas.
De flesta byter inte kaffeleverantör för att kaffet är dåligt. De byter för att ingen svarar när maskinen står still, för att priset har krupit uppåt eller för att samma bönor har stått i maskinen i tre år. Så här gör ni bytet smidigt.
Steg 1: Läs ert nuvarande avtal
Leta upp tre saker: bindningstid, uppsägningstid och vad som händer med maskinen vid avtalets slut. Vanligast är 12 till 48 månaders bindning och 3 månaders uppsägningstid. Säg upp skriftligt så fort ni bestämt er, även om bytet ligger några månader fram. Står maskinen på ett leasingavtal via tredje part behöver ni även kontakta finansbolaget.
Steg 2: Skriv ner varför ni byter
Är det smaken, servicen, priset eller att ni vuxit ur maskinen? Svaret styr vad ni ska kräva av nästa leverantör. Klagar personalen på kaffet beror det oftare på eftersatt rengöring än på bönorna. Går maskinen sönder ofta är den sannolikt underdimensionerad. Ta med listan till offertmötena så att ni jämför det som faktiskt spelar roll.
Steg 3: Begär offerter på samma underlag
Ge varje leverantör samma siffror: antal medarbetare, uppskattat antal koppar per dag, hur många som dricker mjölkdrycker och vilken avtalslängd ni vill ha. Be om månadskostnad för maskin och service separat från kaffe och förbrukning. Då kan ni jämföra rakt av i stället för att gissa vad som ingår.
Ställ fyra frågor till alla: Hur snabbt kommer ni vid driftstopp? Vem är vår kontaktperson? Ingår reservdelar och rengöring? Kan vi provsmaka kaffet på plats innan vi bestämmer oss?
Steg 4: Planera överlämningen
Boka hämtning av den gamla maskinen och installation av den nya samma dag, helst en fredag eftermiddag eller tidig morgon. En seriös leverantör sköter installation, vatteninkoppling och en kort genomgång med personalen. Se till att ha kaffe i huset även under bytesdagen. Hela processen från beslut till ny maskin tar normalt 2 till 4 veckor om uppsägningstiden redan löpt.
Vad kostar det att byta?
Oftast ingenting utöver det nya avtalet. Installation ingår normalt i hyran, och uppsägningstiden på det gamla avtalet överlappar sällan mer än någon månad. Räkna i stället på vad ni sparar: färre driftstopp, ett nummer att ringa och kaffe som personalen faktiskt vill dricka.
Funderar ni på att byta? Berätta hur ert kontor ser ut så får ni ett konkret förslag med pris inom en arbetsdag.
